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DESARROLLO PROFESIONAL

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5 noviembre, 2024

Cómo manejar juntas efectivas y evitar la “Juntitis”

En el mundo laboral, las juntas pueden ser una herramienta poderosa para la colaboración y toma de decisiones. Sin embargo, para que realmente aporten valor, deben ser gestionadas con intención y estructura. La “juntitis”, o la tendencia de agendar reuniones para todo, es una realidad en muchos lugares de trabajo, especialmente en América Latina. A continuación, te comparto algunas estrategias para transformar tus reuniones en espacios de productividad y creatividad, y evitar la pérdida de tiempo.

Uno) Define claramente el propósito de la reunión y prepárate a fondo

Cuando convocas una junta, estás pidiendo a tus compañeros que detengan sus actividades y se enfoquen en el tema que tú has planteado. Por eso, es clave que el propósito de la reunión esté bien definido desde el inicio. ¿Por qué es necesario que estén todos ahí? ¿Cuál es el objetivo específico? La preparación también implica estructurar una agenda clara, de preferencia compartida de antemano para que todos los asistentes sepan qué se espera de ellos. Una reunión efectiva debe tener un reto intelectual que aporte a todos, no solo un reporte de tareas.

Dos) Diseña una reunión inspiradora y productiva

Las juntas no deben sentirse como una “obligación” que hay que soportar. En cambio, deberían ser espacios que inspiren, desafíen y generen ideas nuevas. Si al final de la reunión tus colegas se sienten aburridos o desmotivados, eso es una señal de que algo no se manejó bien. Busca que cada persona participe y se sienta involucrada. Esto se logra haciendo preguntas estratégicas, generando discusiones productivas y manteniendo el enfoque en temas relevantes para todos.

Una buena reunión debería motivar, hacer que los asistentes salgan con una visión clara de los próximos pasos y energizados por los objetivos que se han trazado.

Tres) Convoca solo a las personas necesarias y asegura expectativas claras

Es común que en las reuniones se incluya a personas que realmente no aportan ni necesitan estar presentes. Esto no solo diluye el propósito de la junta, sino que hace que el tiempo de los asistentes se desperdicie. Invita solo a quienes tienen algo que aportar y deja que los demás sigan en sus propias tareas. Además, antes de la reunión, asegúrate de que cada invitado sepa claramente cuál es su rol y lo que se espera de ellos. Cuando cada participante tiene una expectativa clara, la reunión se vuelve mucho más ágil y eficiente.

Cuatro) Gestiona el tiempo de forma equilibrada

Una de las quejas más comunes en las reuniones es la falta de control del tiempo. En muchos casos, los primeros temas o presentaciones se extienden demasiado, y cuando se llega a los puntos más críticos, solo quedan unos pocos minutos. Para evitar esto, distribuye el tiempo de forma equitativa y respetuosa. Por ejemplo, si tienes varios temas a tratar, asigna un tiempo límite a cada uno y respétalo. Si es necesario, pon un cronómetro.

Cinco) Evita el “síndrome de los temas varios”

El punto de “varios” en una junta puede ser útil, pero es también un gran riesgo de pérdida de tiempo si no se maneja correctamente. Si dejas los temas varios sin control, pueden extenderse mucho y desviar la atención de los puntos principales. Lo ideal es que, si hay temas adicionales, estos se incluyan en la agenda desde el principio o, si surgen durante la reunión, se pospongan para ser discutidos en otro momento o en una reunión específica.

Seis) Evalúa y mejora continuamente tu proceso de reuniones

Para saber si tus reuniones realmente están aportando, pregúntate: ¿Cuánto tiempo de las reuniones es tiempo bien utilizado y cuánto se pierde? Llevar un control del tiempo invertido en reuniones cada semana puede ayudarte a identificar posibles mejoras. Otra buena práctica es revisar cuántas veces se inicia tarde o cuántos minutos se desperdician en charlas casuales.

Soy Luis Alvarado, orgullosamente de Saltillo, y apasionado por compartir sobre liderazgo, productividad, gestión del tiempo y desarrollo profesional en el mundo corporativo. Mi misión es ayudarte a crecer, superar tus metas y destacar como un líder influyente dentro de tu organización. Si quieres impulsar tu carrera y desbloquear nuevas oportunidades, ¡conversemos!

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