5 claves para el éxito de las reuniones empresariales

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10 junio, 2022

Una tendencia que se ha instalado con firmeza y asegura mejorar la comunicación entre los equipos de trabajo como así también lograr mejores resultados, es la de las reuniones laborales virtuales. Un recurso sumamente útil pero que si no se aprovecha correctamente, puede dar malos resultados.

Dentro de las empresas las reuniones se llevan adelante con mucha frecuencia, dependiendo la temática y el objetivo, algunas se realizan diariamente, otras de forma quincenal y otras se realizan una única vez.

Lo importante es aprovechar al máximo estos encuentros, optimizar el tiempo y evitar la dispersión. Para poder lograr esto, existen gran cantidad de técnicas de participación reuniones que garantizan buenos resultados. En este sitio es posible encontrar información vinculada a la temática y en esta nota comenzaremos por conocer los tipos de reuniones existentes para luego adentrarnos en cómo realizar reuniones eficientes.

Los tipos de reuniones más frecuentes

Las reuniones son puntos de encuentros, son espacios de intercambios y son el lugar necesario para aclarar posibles rispideces o malos entendidos, pueden ser individuales o grupales según lo requiera la situación.

Una de las primeras reuniones que se realizan en una empresa son las vinculadas al proceso de inducción. Aquí, el objetivo es conocer al futuro candidato y entender si cumple o no con el perfil requerido.

En el cotidiano de una organización las reuniones se realizan de forma planificada y con diferentes objetivos. Algunas eligen las reuniones diarias que tienen como fin ponerse al día como equipo y llevar adelante un seguimiento de las tareas que cada uno viene realizando.

Por otro lado, nos encontramos con las reuniones de feedback cuya periodicidad varía en función de la empresa, algunas eligen hacerlo de forma trimestral, otras anual y otras una vez al mes, pero todas tienen el objetivo de darle al trabajador una devolución sobre su desempeño.

Por último, y al final del recorrido profesional que puede tener un trabajador dentro de una empresa, nos encontramos con la entrevista de salida, un encuentro individual con el colaborador en donde la organización aprovecha para conocer los motivos de su partida y realizar una evaluación de su paso por ese trabajo.

Además de las ya mencionadas, también pueden pautarse reuniones espontáneas que sean requeridas por determinados proyectos para darles seguimiento y pautar líneas de acción futuras en equipo.

Las claves del éxito

Las reuniones son encuentros necesarios que en ocasiones se dan de forma espontánea. Cuando sucedan de forma programada, debemos tener en cuenta que cumplan con el objetivo por el que han sido pautadas, que sean efectivas, concretas y cumplan con las siguientes recomendaciones.

1 – Planificación ante todo

Comenzaremos por este punto, un concepto más que conocido pero no por eso debemos subestimar el poder que aporta. Cualquiera sea la reunión a la que vamos a asistir debemos planificarla previamente.

Por supuesto que esta planificación estará supeditada al rol que tengamos en ella pero cualquiera sea nuestra intervención será necesario planificarlo y practicarlo para evitar la improvisación como resultados de una falta de previsión.

Si estamos a cargo de la organización de este encuentro, nuestra responsabilidad será aún mayor, pues deberemos planificar toda la reunión, es decir, el objetivo de la convocatoria, la duración de la reunión, que temáticas se abordan, etc.

Esta planificación es solo a modo de guía, siempre debemos contemplar un espacio para lo que pueda llegar a surgir en el mismo encuentro por lo tanto no será necesario tomarnos nuestra proyección con tanta rigurosidad.

2 – Pautas claras

Tanto en la convocatoria a los asistentes como en el inicio de la reunión, las pautas deben estar claras, es decir, todos deben conocer cuál es el tema que los convoca y cuál será la duración de la reunión. Esto ayudará a evitar que la conversación se desvíe del eje principal o bien, en caso de desviarse, que cualquiera de los asistentes pueda encarrilar nuevamente el intercambio.

Por otro lado, también debe quedar en claro si habrá espacio o no para la participación de alguien más, si eso está pensado recién al final de la reunión como un “bloque de preguntas” y cuánto tiempo podrá destinarse a esa sección de la reunión.

3 – La duración justa

A nadie le gusta asistir a reuniones extensas en donde el objetivo de la convocatoria se desdibuja y todos finalizan con las ideas difusas.

Para evitar eso es necesario pensar en el tiempo justo para ese tipo de encuentro, es decir si es una reunión diaria no debería llevar más de 10 o 15 min en donde cada uno, a modo informativo, pueda hacer un resumen de su situación. Si es una reunión de feedback podría durar 30 o 45 de forma tal que también haya lugar para un intercambio.

No existe una única manera de definir el “tiempo justo” de una reunión, porque eso dependerá de un montón de factores. Lo que sí debemos saber es que cuanto más extensa se haga, más posibilidades habrá de que se dispersen los asistentes y la conclusión no se defina con claridad.

4 – Coordinación definida

En ocasiones este punto es más fácil de resolver porque la coordinación de la reunión suele estar a cargo de un referente, coordinador o gerente. Sin embargo, cuando la reunión se realiza entre pares, es importante definir quién estará a cargo de liderar la conversación.

Esta persona, será la encargada de dar inicio a la reunión, comentar los objetivos, dar la palabra a quien corresponda, informar sobre el límite de tiempo por participante y finalmente de dar un cierre del encuentro para poner en común lo conversado y pautar una nueva reunión de ser necesario.

5 – Compromisos distribuidos

Antes de dar por finalizada la reunión, será muy importante hacer un cierre que permita poner en común todo lo conversado. Esto ayudará a verificar que todos hayan comprendido lo mismo y además permitirá hacer un breve repaso de los puntos más importantes.

Así mismo, esta será la instancia para dividir responsabilidades y tareas y además pautar una próxima reunión si es necesario.

En resumen, lo importante es dejar la menor cantidad de cosas posibles libradas al azar, cuanto más podamos prever, más respuesta podremos dar a los imprevistos y los resultados de la reunión se acercarán más a los esperados.