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Optimización de Procesos en una empresa

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5 diciembre, 2022

Implementar la optimización de procesos tiene como resultado una mejora continua en todos los procedimientos internos que una empresa realiza.

Para lograr esto, primero deben hacer un análisis para identificar lo que no se está realizando correctamente y encontrar cómo solucionarlo.

Está más que claro que una empresa es muy buena en su área cuando maneja sus actividades internas adecuadamente y por esta razón la optimización es importante.

Si la empresa se encuentra lista para dar este paso, en este artículo encontrarás los pasos para realizar estos cambios y algunas de sus principales ventajas.

¿Qué es la Optimización de Procesos y cuál es su objetivo?

Es una disciplina que adapta los procesos que una empresa tiene y los modifica o cambia con el fin de eliminar las dificultades en las actividades de las personas y herramientas involucradas, así como el minimizar costos e incrementar la productividad.

Ventajas de Optimización de Procesos

1.- Mejor acceso a los datos que maneja la empresa, esto ayudará a tomar mejores decisiones basadas en resultados anteriores y que servirán en el futuro.

2.- Anticipa los cambios y/o se tiene una velocidad de respuesta inmediata cuando existe alguna alteración en las actividades.

3.- Reduce errores humanos comunes en captación de datos, análisis, etc., debido a la implementación de nuevas tecnologías, aumentando considerablemente la productividad.

4.- La información delicada como de clientes, trabajadores o de los mismos procesos se maneja de manera segura, evitando los malos usos de esta.

5.- La gestión de las compras puede ser automatizada, previniendo errores humanos y pérdida económica.

6.- Utilizar procesos automatizados mejorará áreas importantes de la empresa como la contable, en donde se pueden programar procesos como pagos, y generación de cfdi, con el uso de un programa de facturas en línea.

¿En qué negocios o áreas de una empresa se puede aplicar?

La optimización de procesos se puede aplicar en cualquier empresa de cualquier tipo de sector, pero hay áreas específicas en donde serían de mayor utilidad, como son las siguientes:

1.- RR. HH.: Aquí se automatizarían acciones como actualización de información de los empleados y los pagos de los salarios.

2.- Ventas: El equipo de ventas tendrá mejor acceso a la información de los clientes, con lo cual se facilitan los cierres de convenios o contratos, y generación de nuevas ofertas.

3.- Marketing: En este aspecto se puede mejorar la administración de contenido en redes sociales, blogs, el networking y sitios web y facilitar el análisis de los resultados para ganar nuevos clientes.

4.- Financiero: Habrá un mayor control de las cuentas, apoyo en la realización de las tareas y una mayor visibilidad de la operación.

Herramientas para mejorar los Procesos

1.- Diagrama causa-efecto: Para realizar análisis detallados e identificar los aspectos que están ocasionando un problema en la empresa.

Diagrama de Pareto: Sirve para encontrar y tomar las decisiones de acuerdo a su nivel de prioridad.
Brainstorming o lluvia de ideas: Es una herramienta grupal, en la cual todos los involucrados pueden aportar posibles soluciones para un problema.
Diagrama SIPOC (Supplier, Inputs, Process, Outputs y Customers): Es una representación gráfica que consiste en cinco fases para la gestión de los procesos de la empresa, las cuales son:

Proveedor-Supplier
Entradas-Inputs
Proceso-Process
Salidas-Outputs
Cliente-Customer

Diagrama de flujo o de actividades: Con este se puede realizar una representación gráfica de cualquier actividad.

Existen otras herramientas más que pueden ser utilizadas, pero dependerá de cada empresa elegir la adecuada y que se acople a sus necesidades.

Pasos para la Optimización de Procesos

Paso 1. Identificar

Lo primero que se debe hacer es identificar los puntos a mejorar, definiendo el propósito y las metas principales para mejorar, es crucial no olvidar que se debe conocer muy bien el negocio para saber qué cambios hacer y como integrar los procesos.

Paso 2. Analizar y rediseñar

Una vez identificados los posibles procesos a mejorar, se debe hacer un análisis de cómo optimizar estos procesos con los recursos que la empresa tiene disponibles.

Para lograr esto hay que entender las formas en que se realizan cada uno de ellos y cómo pueden hacerse con más eficacia y menos recursos.

Paso 3. Implementar y automatizar

Cuando el paso anterior esté listo es el momento de implementar y automatizar las tareas que fueron detectadas con inconvenientes.

Así, los procesos estarán optimizados, serán mucho más eficientes, exitosos, se evitarán muchos errores y habrá un aumento considerable en la productividad.

Paso 4. Monitorear

Al realizar los cambios necesarios es importante que todo sea monitoreado para verificar que los nuevos ajustes den los resultados esperados.

Para lograrlo se puede hacer uso de algunas herramientas de supervisión constante y así estar al tanto del funcionamiento.

Gestión por Procesos de Negocios BPN

La Gestión por Procesos de Negocio, (BPM, del inglés Business Process Management) es una disciplina de gestión empresarial, la cual está conformada por otras disciplinas relacionadas y también de algunas técnicas y prácticas para su implementación.

Su principal función es la mejora continua de la organización utilizando procesos de negocios definidos estratégicamente. Para esto se debe contar con la preparación correcta y estar atento para enfrentar cualquier cambio empresarial.