Es un hecho que los meetings virtuales fueron la clave para la continuidad laboral durante el aislamiento social obligatorio. Sin embargo, también conforman la manera de acortar distancias en empresas internacionales o con colaboradores que ejercen trabajo remoto.
En cualquiera de los casos, aprovechar el tiempo de comunicación es el mayor desafío frente a la imposibilidad del contacto permanente. Por esa razón, es sumamente importante llevar a cabo una planificación y hacer uso de las diversas herramientas a disposición.
En esta nota, hacemos un repaso de las claves para preparar una reunión laboral en formato virtual.
Contar con herramientas de soporte
Para aprovechar al máximo el tiempo de reunión, es esencial contar con diversas herramientas y elementos de soporte audiovisual. Una presentación de diapositivas profesional, gráficos analíticos o capturas de fotos de las distintas plataformas en uso son algunas opciones a considerar.
El uso de documentos —como un calendario— compartidos durante el meeting también es muy productivo para que los asistentes puedan disponer de material actualizado inmediatamente.
Planificar la reunión
Conectarse de manera virtual implica que el tiempo de intercambio es acotado, en comparación con las interacciones cotidianas en circunstancias presenciales. En ese sentido, planificar el desarrollo de la reunión es esencial para lograr abarcar todos los temas importantes.
Dicha planificación debe llevarse a cabo considerando el tiempo en reunión, puntos a desarrollar y revisiones. Estudiando esos elementos en relación al tiempo, será más fácil organizarse.
Integrar temáticas
Siempre es recomendable que en el caso de empresas con un volumen importante de trabajadores, las reuniones sean segmentadas. Esta circunstancia permite no solo que todos los participantes interactúen sino que permite integrar los temas a desarrollar.
Teniendo en cuenta que es ideal apuntar las acciones a metas comunes, se puede realizar un resumen del trabajo de las áreas no participantes, con el objeto de lograr una visión global.
Realizar un resumen posterior
Ya sea porque algún trabajador tuvo inconvenientes para participar de la reunión o para afianzar ideas, confeccionar una síntesis de lo desarrollado es clave.
El documento elaborado será útil para consultas, resolución de dudas y evaluaciones a largo plazo. También se vuelve un repositorio de ideas para nutrir la constante conformación del perfil de la empresa.
Establecer tiempo de intercambio
Si bien es usual –y necesario– que haya un moderador o guía que lidere la reunión, la única forma de pensar en un diálogo es mediante la participación de todas las partes. Para evitar interrupciones, puede pautarse que se establecerán pausas para comentarios o consultas.
Existen distintas herramientas que favorecen la retroalimentación, como la opción de levantar la mano o el chat grupal.
Evaluación de resultados
Una forma de analizar la efectividad de las reuniones virtuales dentro de una organización es evaluarlas. Para ello puede ser de gran ayuda establecer, antes de cada reunión, los objetivos a lograr en el diálogo y en el desarrollo posterior de las labores.
Si algún objetivo no se logra, puede ser necesario recurrir a distintas alternativas a modo de prueba, hasta dar con el resultado esperado.
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