Ventajas de usar herramientas contables para la efectividad de las Pymes

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18 mayo, 2018

En esta nueva era digital, donde los avances tecnológicos son cada vez más, las Pymes han implementado sistemas contables. Estos sistemas automatizados permiten realizar las labores contables de una manera sencilla, facilitando el trabajo y mejorando las gestiones empresariales. Además de esto, existen muchas otras razones de peso para implementar este tipo de herramientas en las pequeñas y medianas empresas.

Por qué usar herramientas contables

La contabilidad es parte importante de todas las empresas, sean grandes o pequeñas. Usar esta herramienta es indispensable pues permite mantener el control, y es la principal base al momento de tomar decisiones. Sean financieras, de inversión o fiscales, se requiere conocer y manejar los movimientos contables para la toma de decisiones.

Es importante para las empresas tener una adecuada organización sobre los cálculos y procesos de la misma. Por medio de las herramientas automatizadas, todo ese proceso se realiza de manera rápida y sencilla. Del mismo modo, estas aplicaciones contribuyen a que se obtengan garantías monetarias más productivas.

Los conceptos contables están relacionados con un conjunto de elementos que llegan a interactuar entre sí. Algunos de estos componentes que se relacionan son el control y registro de los gastos e ingresos. También, todas aquellas operaciones económicas que realizan las empresas.

Actualmente casi ninguna empresa realiza adecuadamente sus gestiones sin contar con herramientas contables. Los beneficios de estas aplicaciones informáticas son numerosos para los gerentes de cualquier tipo de compañía. Las ventajas que ofrecen van desde gestionar la toma de decisiones hasta mejorar la productividad de la empresa.

Ventajas de las herramientas contables

Las pequeñas y medianas empresas necesitan el uso de los software contables para una buena gestión de la misma. Miskuentas es una de estas aplicaciones que se encarga de realizar todos los cálculos contables a través de Internet. Algunas de las ventajas que ofrecen estas herramientas son:

Reducción de errores

Los sistemas contables por ser automatizados realizan cada uno de los cálculos con un menor índice de errores. A diferencia del fallo humano cuyo número de errores es mayor comparado con los sistemas informáticos.

Rapidez

La obtención de resultados e información se hace de una manera mucho más rápida. Cuando se utiliza la parte humana, la búsqueda y otras acciones pueden llevar un poco más de tiempo. Este tiempo puede aprovecharse en otras actividades de mayor importancia.

Volumen de producción

Los sistemas contables son capaces de manejar grandes cantidades sin que se produzcan errores, además de hacerlo de forma eficaz.

Informes

Un software contable puede arrojar informes de manera automática, sobre todos los balances financieros. Además de otros informes especiales que se pueden producir a diario o semanalmente.

Información contable oportuna

Al contar con un sistema automatizado la parte contable se mantiene al día. Esto a su vez permite que los reportes e informes se generen en el momento preciso.

Costos más bajos

Otra de las ventajas es que se requiere menos de personal, lo que reduce los costos en nóminas. Actividades que requerían de personal ahora pueden realizarse de manera sistematizada bajo un software.

Impresión de documentos

El software permite la impresión automática de documentación necesaria. Por ejemplo, estados de clientes, facturas, estados de ingresos de empleados, cheques de pago, entre otros.

Desventajas de los sistemas contables

A pesar de las múltiples ventajas que ofrecen los sistemas contables, también tienen sus desventajas. Los principales obstáculos que se pueden presentar son:

Pérdida de datos

Si existe una gran cantidad de entrada de datos en el sistema, existe la posibilidad de que algunos se pierdan. Esto se debe principalmente por la pérdida de facturas físicas o si se llegan a destruir las mismas.

Fraude

Aunque la caída de servidores y los fallos de conexión se pueden solventar sin ningún problema, existe otra dificultad. La parte humana puede manipular las cifras y datos que se introducen en el sistema. De esta manera, es posible que ocurra malversación de fondos.

Para evitar este tipo de inconvenientes, la empresa deberá tener acciones específicas para evitar esta desventaja.

Tomando en cuenta las ventajas y desventajas que se pueden obtener de los sistemas contables, toda empresa debe evaluarlas. Hoy día las mismas deben asumir los posibles inconvenientes para poder recibir los beneficios que si aportan. Siendo estos mucho mayores que los fallos que puedan ocurrir.